Skip to main content
Gwneud cais i bleidleisio drwy ddirprwy
Yn ôl

Hysbysiad preifatrwydd

Eich Swyddfa Cofrestru Etholiadol leol yw’r Rheolydd Data ar gyfer y gwasanaeth Gwneud cais i bleidleisio drwy ddirprwy yn lleol a’r Ysgrifennydd Gwladol dros Dai, Cymunedau a Llywodraeth Leol yw’r Rheolydd Data ar gyfer y gwasanaeth Gwneud cais i bleidleisio drwy ddirprwy a’r gwiriad adnabod.

Diben yr hysbysiad preifatrwydd hwn yw rhoi gwybod i chi sut y bydd y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol yn prosesu’r data personol a ddarperir gennych fel rhan o’r gwasanaeth {apply_for_a_p_vote}.

Dim ond lle bo gennym sail gyfreithiol briodol dros wneud hynny y caiff y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol ddefnyddio, casglu a rhannu gwybodaeth bersonol. Dim ond er mwyn cyflawni ein swyddogaethau cyfreithiol a swyddogol y byddwn yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth bersonol. Dim ond pan fydd y gyfraith yn caniatáu i ni wneud hynny a lle y bo’n angenrheidiol ac yn gymesur gwneud hynny y byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol.

Pa ddata personol y mae’r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol yn eu casglu a pham

Os byddwch yn gwneud cais i bleidleisio drwy ddirprwy

Byddwn yn casglu’r data personol canlynol gennych gan fod eu hangen i wneud cais ar-lein am pleidlais drwy ddirprwy:

  • eich enw llawn
  • dyddiad geni
  • cyfeiriad cofrestru
  • cyfeiriad tramor lle y bo’n berthnasol
  • eich Rhif Yswiriant Gwladol
  • llun digidol o’ch llofnod
  • unrhyw ddogfennau a ddarparwyd i gefnogi eich cais
  • os ydych chi wedi dewis eu darparu, eich cyfeiriad e–bost a’ch rhif ffôn
  • enw llawn a chyfeiriad eich dirprwy
  • os ydych wedi dewis eu darparu, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn eich dirprwy

Os na allwn gadarnhau pwy ydych, byddwn yn gofyn i chi am ragor o wybodaeth – a all gynnwys gwybodaeth sensitif arall amdanoch. Os bydd angen i ni wneud hyn, byddwn yn esbonio’n glir beth sydd ei angen arnom.

Os byddwch yn cytuno â’n defnydd o “gwcis” (gweler isod) ar y wefan rydyn ni’n ei defnyddio, byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth am eich gweithgaredd ar y wefan (e.e. nifer yr ymweliadau, amser a dreuliwyd ar dudalennau).

Os ydych yn gweithredu fel dirprwy ar ran etholwr sy’n gwneud cais ar-lein i bleidleisio drwy ddirprwy

Byddwn yn casglu’r data personol canlynol amdanoch gan yr ymgeisydd er mwyn prosesu ei gais:

  • eich enw llawn a’ch cyfeiriad
  • os bydd yr ymgeisydd wedi dewis eu darparu, eich cyfeiriad e-bost a’ch rhif ffôn.

Sut y byddwn yn defnyddio data personol

Byddwn yn defnyddio eich data i brosesu eich cais i pleidlais drwy ddirprwy. Er mwyn gwneud hynny, bydd angen i ni rannu eich data â rhai partneriaid a darparwyr gwasanaethau penodol, a cheir esboniad o hynny isod.

Fel rhan o’r broses gwneud cais, mae’n ofynnol i ni gadarnhau mai chi yw’r person sy’n gwneud y cais ar eich rhan chi eich hun, ac nid rhywun arall. Felly byddwn yn defnyddio rhywfaint o’r data personol a ddarperir yn eich cais i gadarnhau hynny.

Os na allwch ddarparu rhif Yswiriant Gwladol wrth wneud cais i pleidlais drwy ddirprwy, bydd angen i ni gadarnhau pwy ydych drwy ddull arall a bydd angen i ni gasglu rhywfaint o ddata personol ychwanegol gennych. Byddwn yn esbonio hyn yn glir i chi os bydd hynny’n digwydd.

Byddwn hefyd yn cymharu’r wybodaeth ar eich cais â data a ddelir ar y Gofrestr Etholiadol er mwyn cadarnhau a ydych yn gymwys i wneud cais am drefniant ar gyfer pleidlais absennol.

Gyda phwy fyddwn ni’n rhannu’r data

Bydd eich Swyddfa Cofrestru Etholiadol leol yn rhannu eich data personol â’r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol a’i darparwyr gwasanaethau TG, sy’n darparu’r systemau TG a ddefnyddir gennym i brosesu ceisiadau pleidlais drwy ddirprwy ar-lein.

Lle byddwn yn rhannu eich data â’r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol, bydd y Swyddfa Cofrestru Etholiadol yn sicrhau y caiff eich data personol eu prosesu’n unol â gofynion cyfreithiau diogelu data a byddwn yn diweddaru’r hysbysiad preifatrwydd hwn i adlewyrchu unrhyw newid yn y trefniadau hynny.

Byddwn hefyd yn rhannu eich rhif Yswiriant Gwladol, eich enw (a’ch enw blaenorol lle cafodd hwnnw ei ddarparu), eich dyddiad geni a’ch cyfeiriad (a’ch cyfeiriad blaenorol lle cafodd hwnnw ei ddarparu) â’r Adran Gwaith a Phensiynau a fydd yn cymharu’r wybodaeth hon yn erbyn ei chofnodion, fel rhan o’r broses o gadarnhau pwy ydych.

Pa mor hir y byddwn yn cadw eich data personol

Byddwn yn cadw eich data yn unol â’n rhwymedigaethau cyfreithiol, sy’n golygu y gellir cadw eich data tra byddwn yn gwneud penderfyniad ar eich cais, ac wedyn y cânt eu dileu.

Eich hawliau

Dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (UK GDPR) mae gennych chi hawliau ynghylch sut y gellir defnyddio eich data personol. Mae’r rhain yn cael eu hesbonio yma:

  • Mae’r hawl gennych i wneud cais am wybodaeth yn esbonio sut y caiff eich data personol eu prosesu, ac i wneud cais am gopi o’r data personol hynny.
  • Mae’r hawl gennych i wneud cais i unrhyw anghywirdebau yn eich data personol gael eu cywiro ar unwaith.
  • Mae’r hawl gennych i wneud cais i unrhyw ddata personol anghyflawn gael eu cwblhau, gan gynnwys drwy ddarparu datganiad atodol.
  • Mae’r hawl gennych i wneud cais i’ch data personol gael eu dileu os nad oes cyfiawnhad mwyach dros eu prosesu.
  • Mae’r hawl gennych, o dan rai amgylchiadau (er enghraifft, os byddwch o’r farn bod y data yn anghywir), i wneud cais i gyfyngu’r gwaith o brosesu eich data personol.
  • Mae’r hawl gennych i wrthwynebu prosesu eich data personol.

Os ydych yn dymuno arfer unrhyw un o’r hawliau hyn – er enghraifft, gwneud cais am ddata personol rydyn ni’n ei ddal amdanoch chi – cysylltwch â ni gan ddefnyddio’r manylion cyswllt isod.

Mewn perthynas â data a gasglwyd gan gwcis y wefan: Mae gennych yr hawl i dynnu cydsyniad yn ôl drwy ddefnyddio’r “faner cwcis” fydd yn ymddangos wrth i chi ddefnyddio ein gwefan am y tro cyntaf.

Sail gyfreithlon dros brosesu’r data

Rydym yn defnyddio’r sail gyfreithlon ganlynol dan GDPR y DU i brosesu data personol:

  • Erthygl 6(1)(e) GDPR y DU – mae prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd neu wrth arfer yr awdurdod swyddogol
  • Erthygl 6(1)(c) – sail y prosesu yw ei fod yn angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol y mae’r rheolydd yn ddarostyngedig iddi.

Gallwn hefyd brosesu “categorïau arbennig” o ddata personol a allai gynnwys gwybodaeth am eich iechyd neu fanylion eraill amdanoch chi. Lle byddwn yn gwneud hyn ein sail gyfreithiol yw

  • Erthygl 9(2)(g) GDPR y DU – prosesu yn angenrheidiol am resymau o ddiddordeb cyhoeddus sylweddol.

Os byddwch yn rhoi cydsyniad i’ch data gael eu casglu gan gwcis y wefan, mae ein sail gyfreithlon dros brosesu’r data hyn fel a ganlyn:

  • Erthygl 6(1)(a) o’r Rheoliad – mae testun y data wedi cydsynio i’w ddata neu ei data personol gael eu prosesu at un neu fwy o’r dibenion penodedig.

Fydd unrhyw ddata personol yn cael ei anfon dramor?

Fyddwn ni ddim yn anfon eich data personol y tu allan i’r DU.

Gwneud penderfyniadau a phroffilio awtomataidd

Ni fydd penderfyniad yn cael ei wneud amdanoch chi’n seiliedig ar wneud penderfyniadau awtomataidd yn unig (dyna lle mae penderfyniad yn cael ei wneud amdanoch chi’n defnyddio system electronig heb gysylltiad dynol), ac sy’n cael effaith sylweddol arnoch chi.

Storio, diogelwch a rheoli data

Mae dyletswydd ar eich Swyddfa Cofrestru Etholiadol i ddiogelu eich data personol pan fyddwn yn prosesu data o’r fath, ac i sicrhau diogelwch y data hynny. Rydym yn gwneud hynny drwy sicrhau bod systemau a pholisïau ar waith sy’n cyfyngu ar nifer y bobl a all weld eich gwybodaeth ac sy’n atal achosion o ddatgelu eich data heb awdurdod, eu colli’n ddamweiniol neu eu newid. Mae gweithdrefnau ar waith hefyd i ymdrin ag unrhyw achosion a amheuir o dor diogelwch data personol a byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr perthnasol o unrhyw achosion o’r fath lle bo’n ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith.

Manylion cyswllt a rhagor o wybodaeth

Eich Swyddfa Cofrestru Etholiadol yw’r rheolydd data ar gyfer data personol a ddefnyddir ar gyfer pleidlais drwy ddirprwy.

I gysylltu â Swyddog Diogelu Data eich Swyddfa Cofrestru Etholiadol, cysylltwch â’ch Swyddfa Cofrestru Etholiadol.

Cwynion

Os ydych chi’n credu bod eich data personol wedi cael ei gamddefnyddio neu ei gamdrafod, gallwch wneud cwyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth sy’n rheolydd annibynnol. Gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth ar:

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
SK9 5AF
casework@ico.org.uk
0303 123 1113

Ni fydd unrhyw gŵyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth yn eich atal rhag gwneud cais i’r llysoedd wneud iawn.